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第61章:棘手的会议筹备任务(2 / 2)

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张艳红提高了音量:“王总您好!我是行政部的张艳红!想跟您协调一下会议时间!关于新产品线市场调研启动会!”

“什么会?”王建国问,背景的机器声小了些,似乎是他走到了安静的地方。

“新产品线市场调研启动会!需要协调您下周三上午的时间!”

“下周三?”王建国似乎在翻看什么,“下周三上午我要去工厂,没空。”

“那您什么时间方便?”张艳红抓紧机会问。

“不知道!忙得很!”王建国的声音又不耐烦起来,“这种事你找我们生产部的调度,我哪有时间管这些!”

“可是……”

“就这样!我很忙!”

电话挂断了。比前两次更粗暴,更不耐烦。

张艳红放下手机,感到一阵虚脱般的疲惫。三个电话,三个部门,三种拒绝的方式,但结果都一样:没有人愿意给她时间,没有人把她当回事。

她看着联络表上最后一个名字——财务部总监赵静。还要打吗?

打了又能怎样?不过是再听一次拒绝,再受一次打击。

窗外的雨小了些,变成了绵绵细雨。天空依然阴沉,云层低垂,仿佛随时会再下一场大雨。办公室里,同事们开始讨论下午的工作,有人站起来去倒水,有人整理文件准备去开会。

世界在正常运转,只有她卡在这里,寸步难行。

她想起苏晴的话:“你可以向我或者林薇总求助。但每次求助都会记录,并影响最终评估。”

求助吗?现在就去跟苏晴说,她搞不定,那些总监根本不理会她?

可那样的话,她在苏晴眼里就成了一个“连电话都打不通”的人。一个没有能力、没有价值的人。

但如果不求助,她该怎么办?继续打电话?打给赵静,再听一次拒绝?然后呢?任务就卡在这里,无法推进,最后还是会失败。

张艳红感到前所未有的迷茫。前进是墙,后退是崖,她被困在中间,进退两难。

她看向苏晴的办公室。玻璃墙后,苏晴正在接电话,神情专注,时不时在笔记本上记录着什么。那个永远冷静、永远专业的女人,此刻看起来那么遥远,那么不可触及。

如果去求助,苏晴会怎么看她?会失望吗?会觉得她不值得培养吗?

张艳红不知道。但她知道,如果现在放弃,她看不起自己。

她重新拿起手机,找到最后一个号码——财务部总监赵静的分机。

这一次,她没有马上拨出去。她站起身,走向茶水间。她需要一杯水,需要一点时间,需要想一想,有没有别的办法。

四、茶水间的灵感

茶水间里没有人。咖啡机发出低沉的运转声,空气里弥漫着咖啡和茶叶的混合香气。张艳红接了一杯温水,小口小口地喝着。

温热的水流过干涩的喉咙,带来一丝慰藉。她靠在料理台边,望着窗外绵绵的细雨,大脑飞速运转。

硬打电话是行不通的。那些总监根本不会理会她这样的小助理。那怎么办?通过他们的助理?可李伟的助理刘敏已经明确说了,要等材料齐了再说。

材料……她忽然想起刘敏的话:“等材料齐了再说。”

如果她先准备好材料呢?不是完整的会议材料,那不可能,她连会议时间都没定,议程都没确定,各部门怎么可能提供材料?

但如果是……一个初步的、框架性的东西呢?

比如,她可以先草拟一个会议议程草案。不需要很详细,只要有个框架,有时间、地点、主要议题。然后,她可以把这个草案发给各部门的助理,请他们确认时间,并请他们准备相关材料。

这样,她就不再是“空口白牙”地去协调时间,而是带着一个具体的、可视的东西去沟通。虽然这个东西很简单,虽然她依然是个小助理,但至少,她拿出了“工作成果”。

这个念头让张艳红精神一振。她快速喝完水,回到工位。

打开电脑,找到苏晴发来的会议议程模板。模板很复杂,有很多她看不懂的部分:议题背景、讨论要点、预期成果、行动计划……

她不需要那么复杂。她只需要一个最简单的框架:会议主题、时间、地点、参会人员、主要议题。

她新建一个文档,开始敲字:

会议主题:新产品线市场调研启动会

时间:下周三上午(具体时间待定)

地点:待定(需预订满足视频会议要求的会议室)

参会人员:市场部陈明总、研发部李伟总、生产部王建国总、财务部赵静总、及相关业务骨干

主要议题:

1.市场部汇报初步调研结果及市场机会分析(30分钟)

2.研发部介绍技术可行性及初步方案(30分钟)

3.生产部评估产能及生产周期(20分钟)

4.财务部提供成本估算及投资回报分析(20分钟)

5.讨论与决策(20分钟)

她写得很慢,很仔细,尽量让语言简洁、专业。写完后,她又检查了几遍,修改了几个措辞。

然后,她打开公司通讯录,找到四个部门总监助理的联系方式——不是分机号,是邮箱地址。她要发邮件,而不是打电话。

在邮件里,她可以更从容地表达,可以附上议程草案,可以避免结结巴巴的尴尬,可以避免被直接挂断电话的难堪。

她新建一封邮件,收件人填上四个助理的邮箱,抄送苏晴。主题写:“【会议协调】新产品线市场调研启动会议程草案,请确认时间”。

正文,她斟酌了很久:

“各位好:

我是行政部张艳红,负责协调新产品线市场调研启动会的筹备工作。为推进会议顺利召开,草拟了会议议程草案(见附件),请查阅。

会议计划于下周三上午召开,时长约2小时。为协调各位领导的时间,请协助确认:

1.下周三上午您部门领导是否有空参会?

2.如有其他时间建议,请提出。

同时,请各部门根据议题准备相关材料,于下周二下班前提供,以便会前整合。

感谢支持。期待您的回复。

张艳红

行政部/总裁办”

她读了几遍,修改了几个词,然后点击发送。

邮件发送成功的提示跳出时,张艳红长长地舒了一口气。她靠在椅背上,感到一阵虚脱般的轻松,但心里又绷着一根弦——接下来,就是等待回复了。那些助理会理她吗?会认真对待她的邮件吗?还是会像他们的领导一样,无视她的存在?

窗外的雨停了。云层裂开一道缝隙,阳光从中透出,在湿漉漉的城市上空投下一道淡淡的彩虹。

张艳红望着那道彩虹,很久没有移开目光。

那是希望吗?还是只是转瞬即逝的幻影?

她不知道。但她做了她能做的。用她笨拙的、不完美的方式,迈出了艰难的第一步。

接下来,就是等待。等待那些高高在上的人们,是否愿意低头看一眼,一个底层女孩用尽全力递出的、粗糙的橄榄枝。

办公室里,午后的阳光透过玻璃窗洒进来,在地板上投下明亮的光斑。同事们依然在忙碌,世界依然在运转。

而在那个不起眼的角落里,一个女孩静静地看着电脑屏幕,等待着那些可能永远不会到来的回复。

雨停了,但真正的考验,才刚刚开始。

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